Giờ đây, việc một công cụ ghi chú AI tự động tham gia cuộc gọi Teams hay Zoom mà không cần mời đã trở thành chuyện thường ngày, và không lâu sau đó, một email mời mọi người trong cuộc gọi truy cập bản tóm tắt được tạo ra sẽ xuất hiện trong hộp thư của bạn. Chắc chắn là tiện lợi. Nhưng nếu các vấn đề pháp lý được thảo luận trong khi bot đó đang "lắng nghe", sự tiện lợi đó có thể phải trả giá thật sự.
Đặc quyền pháp lý (legal professional privilege) chỉ bảo vệ những thông tin liên lạc được giữ bí mật. Khi doanh nghiệp hiểu rõ cách các công cụ ghi chú và trò chuyện AI thực sự xử lý thông tin được đưa vào, sẽ thấy rõ tại sao sự tiện lợi này đáng để xem xét lại.
Đặc Quyền Pháp Lý Là Gì?
Đặc quyền pháp lý tồn tại để khách hàng có thể trao đổi cởi mở với luật sư của mình, mà không lo những cuộc trò chuyện đó sau này bị buộc phải công khai — ví dụ như phải trình ra tòa theo lệnh khám phá chứng cứ (discovery order). Đặc quyền này thường bao gồm hai trường hợp:
- Đặc quyền tư vấn pháp lý — bảo vệ các thông tin liên lạc bí mật được thực hiện với mục đích chính là nhận hoặc đưa ra tư vấn pháp lý
- Đặc quyền tố tụng — bảo vệ các thông tin liên lạc và tài liệu bí mật được chuẩn bị với mục đích chính là phục vụ thủ tục tố tụng pháp lý thực tế, dự kiến, hoặc đang diễn ra
Tính bảo mật là trung tâm của cả hai loại đặc quyền này. Nếu khách hàng hành xử theo cách không nhất quán với việc giữ bí mật thông tin liên lạc, đặc quyền có thể bị mất — bất kể khách hàng có ý định từ bỏ nó hay không.
Nền Tảng AI Có Giữ Bí Mật Thông Tin Của Bạn Không?
Các công cụ AI công khai — bao gồm cả các mô hình ngôn ngữ lớn nổi tiếng — thường lưu giữ những gì người dùng gửi vào và có thể sử dụng tài liệu đó để tiếp tục huấn luyện mô hình cơ bản. Mọi công cụ ghi chú cuộc họp, trợ lý trò chuyện, và công cụ soạn thảo được xây dựng trên các mô hình này đều thừa hưởng cùng một câu hỏi cơ bản.
Những công cụ này thực sự hữu ích: chương trình họp được soạn tự động, tài liệu dày đặc được tóm gọn, email được chỉnh sửa gọn gàng hơn. Điều mà hầu hết người dùng ít nhận ra là cách chính xác mỗi nền tảng xử lý dữ liệu sau khi được gửi vào.
Đối với bất cứ điều gì có thể được xem là có đặc quyền, câu hỏi trở nên không thể tránh khỏi: thông tin có còn được giữ bí mật sau khi đã đi qua một hệ thống AI mà bạn không kiểm soát hay không?
Một Vụ Án Tại Mỹ Đáng Chú Ý: United States v Heppner
Dường như chưa có tòa án Úc nào ra phán quyết về vấn đề này. Tuy nhiên, một phán quyết gần đây tại Mỹ mang lại cái nhìn hữu ích về cách tòa án có thể xử lý vấn đề này.
Trong vụ án đó, một bị đơn tự ý sử dụng chatbot AI công khai, không theo chỉ dẫn của đội ngũ pháp lý, để tạo ra tài liệu phân tích khả năng bào chữa của mình. Sau đó, người này chia sẻ nội dung công cụ tạo ra với luật sư của mình rồi tìm cách yêu cầu áp dụng đặc quyền đối với tài liệu đó. Tòa án đã từ chối.
Lập luận của tòa mang tính hướng dẫn. Tòa án nhìn chung nhận định rằng:
- Không tồn tại mối quan hệ luật sư - khách hàng giữa một cá nhân và một nền tảng AI
- Vì công cụ AI đó công khai và không có thỏa thuận nào để giữ bí mật dữ liệu được gửi vào, các thông tin liên lạc với công cụ đó không thể được coi là bí mật
- Tài liệu do AI tạo ra không đáp ứng bài kiểm tra mục đích chính, vì nó không được chuẩn bị theo chỉ đạo của luật sư
- Việc đưa tài liệu vào một công cụ AI tạo sinh, về bản chất, là tiết lộ tài liệu đó cho bên thứ ba
- Mặc dù thông tin ban đầu có khả năng đã có đặc quyền trước khi được tải lên, việc gửi nó vào một nền tảng công khai đã cấu thành sự từ bỏ đặc quyền
Các tình tiết trong vụ án liên quan đến chatbot chứ không phải công cụ ghi chú cuộc họp, nhưng lập luận của tòa án cũng áp dụng tương tự đối với dịch vụ phiên âm và các công cụ AI khác xử lý các cuộc trò chuyện kinh doanh.
Điều Này Có Ý Nghĩa Gì Đối Với Công Cụ Ghi Chú Cuộc Họp và Phiên Âm
Công cụ ghi chú cuộc họp và dịch vụ phiên âm hoạt động theo cùng một cách bên dưới: bản ghi âm được tải lên một nền tảng AI, sau đó nền tảng này tạo ra bản chép lời, tóm tắt, danh sách hành động, hoặc email tiếp theo bằng một mô hình ngôn ngữ lớn.
Không phải dịch vụ nào trong số này cũng được xây dựng với tính bảo mật và an toàn dữ liệu là ưu tiên hàng đầu, hoặc có các biện pháp bảo vệ cần thiết để giữ dữ liệu riêng tư và có đặc quyền. Nếu tư vấn pháp lý hoặc các vấn đề liên quan đến tranh chấp hiện tại hoặc dự kiến được đề cập trong một cuộc họp được ghi âm, một bên trong vụ kiện tương lai — hoặc cơ quan quản lý — có thể tìm cách tiếp cận bản chép lời đó. Tùy vào cách nền tảng cụ thể đó xử lý dữ liệu, đặc quyền có thể không đủ để ngăn chặn điều này.
Các Bước Thực Tế Cho Doanh Nghiệp
Một vài thói quen hợp lý sẽ giúp ích rất nhiều trong việc bảo vệ tài liệu bí mật và có đặc quyền:
- Kiểm tra cài đặt quyền riêng tư của bất kỳ công cụ AI nào bạn sử dụng. Ưu tiên các nền tảng có cam kết hợp đồng rõ ràng rằng dữ liệu của bạn sẽ không được dùng để huấn luyện mô hình, không được chia sẻ với bên thứ ba, và được lưu trữ an toàn.
- Đọc điều khoản của bất kỳ dịch vụ phiên âm AI nào trước khi sử dụng. Hiểu rõ cách công cụ đó sử dụng và lưu trữ những gì bạn đưa vào.
- Ưu tiên các nền tảng AI cấp doanh nghiệp có biện pháp bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ hơn các công cụ miễn phí, công khai khi tính bảo mật là quan trọng.
- Thiết lập chính sách sử dụng AI nội bộ để nhân viên biết công cụ nào được phê duyệt, và làm rõ rằng tư vấn pháp lý không bao giờ được tiết lộ cho các nền tảng ngoài danh sách đó.
- Tắt công cụ ghi chú AI khi đang thảo luận về tư vấn pháp lý — dù đó là cuộc họp với luật sư của bạn hay thảo luận nội bộ giữa nhân viên.
- Hỏi ý kiến luật sư trước khi sử dụng AI liên quan đến vấn đề pháp lý. Điều này áp dụng cho tranh chấp, điều tra, vấn đề quản lý, hoặc bất cứ điều gì cần được giữ bí mật.
- Đào tạo đội ngũ của bạn về đặc quyền pháp lý là gì — cách nó có thể bị từ bỏ, và tài liệu có đặc quyền nên và không nên được chia sẻ nội bộ như thế nào.
Luôn cảnh giác với những thói quen này chính là sự khác biệt giữa một đặc quyền được giữ vững và một đặc quyền bị mất mà không ai có ý định từ bỏ.
Phan Campbell & Associates Có Thể Giúp Gì
Tại Phan Campbell & Associates ở Footscray, chúng tôi tư vấn cho doanh nghiệp Melbourne và Victoria về việc bảo vệ thông tin có đặc quyền và bí mật khi công nghệ nơi làm việc phát triển — bao gồm cách các công cụ AI có thể được ứng dụng an toàn vào hoạt động hàng ngày.
Nếu doanh nghiệp của bạn chưa chắc chắn việc sử dụng AI có thể ảnh hưởng thế nào đến đặc quyền pháp lý hoặc tính bảo mật, chúng tôi rất sẵn lòng trao đổi cùng bạn.
Câu Hỏi Thường Gặp
1. Sử dụng công cụ ghi chú AI trong cuộc họp có thể làm mất đặc quyền pháp lý không?
Có thể. Đặc quyền phụ thuộc vào việc thông tin liên lạc được giữ bí mật. Nếu công cụ ghi chú xử lý cuộc trò chuyện qua một mô hình AI công khai mà không có biện pháp bảo vệ đầy đủ, điều đó có thể được tính là tiết lộ cho bên thứ ba — gây rủi ro từ bỏ đặc quyền dù có chủ đích hay không.
2. Đã có tòa án Úc nào ra phán quyết về AI và đặc quyền pháp lý chưa?
Chưa, theo hiểu biết của chúng tôi. Hướng dẫn rõ ràng nhất hiện nay đến từ một phán quyết tại Mỹ, vụ Heppner, trong đó tòa án từ chối công nhận đặc quyền đối với tài liệu được tạo ra bằng chatbot AI công khai mà không có sự tham gia của luật sư bị đơn. Lập luận trong vụ đó là một chỉ dấu hữu ích cho cách tòa án Úc có thể xử lý các tình huống tương tự.
3. Tất cả công cụ AI đều có mức rủi ro như nhau đối với thông tin bí mật và có đặc quyền không?
Không. Rủi ro phần lớn phụ thuộc vào cách nền tảng xử lý dữ liệu — liệu nó có huấn luyện mô hình bằng dữ liệu đầu vào của bạn hay không, có chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba hay không, và áp dụng biện pháp bảo mật nào. Các công cụ cấp doanh nghiệp với điều khoản quyền riêng tư rõ ràng có mức rủi ro thấp hơn đáng kể so với các công cụ AI miễn phí, công khai.
4. Doanh nghiệp nên làm gì trước khi sử dụng AI liên quan đến các vấn đề pháp lý?
Kiểm tra điều khoản quyền riêng tư của bất kỳ công cụ AI hoặc phiên âm nào, tránh sử dụng trong các cuộc thảo luận liên quan đến tư vấn pháp lý hoặc tranh chấp, thiết lập chính sách sử dụng AI nội bộ rõ ràng, đào tạo nhân viên về ý nghĩa của đặc quyền và cách nó có thể bị mất, và hỏi ý kiến luật sư trước khi sử dụng AI liên quan đến vấn đề pháp lý, điều tra, hoặc tranh chấp.