Chính Sách Bảo Mật

Phan Campbell & Associates và Phan Campbell & Associates Lawyers (gọi chung là PCA, chúng tôi) cam kết bảo vệ thông tin cá nhân của bạn và xử lý thông tin một cách có trách nhiệm theo Privacy Act 1988 (Cth) và các Nguyên Tắc Bảo Mật của Úc (Australian Privacy Principles - APPs).

Chính Sách Bảo Mật này giải thích cách chúng tôi thu thập, sử dụng, tiết lộ, lưu trữ, và bảo vệ thông tin cá nhân của bạn khi bạn sử dụng dịch vụ của chúng tôi, truy cập trang web tại phancampbell.com.au (Trang Web), hoặc tương tác với chúng tôi theo cách khác.

Chính Sách này mô tả các thực hành xử lý thông tin chung của chúng tôi. Đây không phải là cách chúng tôi có được sự đồng ý của bạn. Khi chúng tôi cần sự đồng ý của bạn cho một mục đích cụ thể, ví dụ để gửi cho bạn thông tin marketing, để thu thập thông tin nhạy cảm, hoặc như một phần của việc xác minh danh tính khách hàng, chúng tôi sẽ yêu cầu sự đồng ý đó một cách riêng biệt và cụ thể vào thời điểm liên quan, để đảm bảo sự đồng ý đó là tự nguyện, có đầy đủ thông tin, hiện hành, và cụ thể cho mục đích đó. Việc chỉ duyệt xem Trang Web này không, tự nó, cấu thành sự đồng ý cho bất kỳ điều gì vượt quá mức cần thiết hợp lý để cung cấp Trang Web cho bạn.

1. Thông Tin Cá Nhân Chúng Tôi Thu Thập

Chúng tôi có thể thu thập và lưu giữ các loại thông tin cá nhân sau:

Thông tin danh tính và liên hệ — bao gồm họ tên đầy đủ, địa chỉ email, số điện thoại, và địa chỉ bưu điện của bạn.

Thông tin liên quan đến vấn đề — bao gồm chi tiết về vấn đề pháp lý hoặc kế toán của bạn mà bạn cung cấp khi liên hệ với chúng tôi hoặc sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Thông tin tài chính — bao gồm chi tiết thanh toán cần thiết để xử lý các khoản thanh toán cho dịch vụ của chúng tôi.

Thông tin sử dụng Trang Web — bao gồm địa chỉ IP, loại trình duyệt, các trang đã truy cập, và cách bạn tương tác với Trang Web của chúng tôi, được thu thập qua cookie và công cụ phân tích.

Thông tin liên lạc — bao gồm email, biểu mẫu đã gửi, và hồ sơ các cuộc gọi hoặc họp với đội ngũ của chúng tôi.

Chúng tôi chỉ thu thập thông tin cá nhân thực sự cần thiết cho chức năng và hoạt động của mình. Chúng tôi sẽ không thu thập thông tin nhạy cảm (như thông tin sức khỏe hoặc tiền án) trừ khi cần thiết cho một vấn đề cụ thể và có sự đồng ý của bạn.

2. Cách Chúng Tôi Thu Thập Thông Tin Cá Nhân

Chúng tôi thu thập thông tin cá nhân theo nhiều cách:

Trực tiếp từ bạn — khi bạn điền biểu mẫu liên hệ, gọi điện đến văn phòng, gửi email cho chúng tôi, hoặc tham gia một cuộc họp hay tư vấn.

Từ bên thứ ba — bao gồm người giới thiệu, cơ quan chính phủ, tòa án, ASIC, ATO, hoặc các bên khác liên quan đến vấn đề của bạn, khi pháp luật cho phép.

Tự động — khi bạn truy cập Trang Web của chúng tôi, chúng tôi có thể thu thập dữ liệu kỹ thuật thông qua cookie và các công nghệ tương tự.

Khi có thể, chúng tôi sẽ thu thập thông tin trực tiếp từ bạn. Nếu chúng tôi thu thập thông tin từ bên thứ ba, chúng tôi sẽ thực hiện các bước hợp lý để thông báo cho bạn.

Phù hợp với Nguyên Tắc Bảo Mật Úc số 5 (APP 5), chúng tôi hướng đến việc cung cấp một thông báo thu thập cụ thể tại hoặc trước thời điểm chúng tôi thu thập thông tin cá nhân của bạn, ví dụ khi bạn gửi biểu mẫu yêu cầu, đăng ký nhận bản tin, hoặc cung cấp giấy tờ nhận dạng như một phần của quy trình tiếp nhận khách hàng, bao gồm theo nghĩa vụ phòng chống rửa tiền của chúng tôi. Thông báo đó sẽ giải thích chúng tôi đang thu thập gì, vì sao, và có thể tiết lộ cho ai vào thời điểm đó. Chính Sách này cung cấp các thực hành chung của chúng tôi, và không thay thế một thông báo thu thập cụ thể được đưa ra cho bạn tại thời điểm thu thập.

3. Lý Do Chúng Tôi Thu Thập và Sử Dụng Thông Tin Của Bạn

Chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của bạn để:

Cung cấp dịch vụ pháp lý và kế toán cho bạn, bao gồm tư vấn, đại diện, và soạn thảo tài liệu;

Phản hồi yêu cầu và giao tiếp với bạn về vấn đề của bạn hoặc dịch vụ của chúng tôi;

Xử lý thanh toán và quản lý mối quan hệ khách hàng;

Đáp ứng nghĩa vụ chuyên môn, pháp lý, và quy định của chúng tôi, bao gồm nghĩa vụ theo Legal Profession Uniform Law, Tax Agent Services Act 2009, và luật phòng chống rửa tiền;

Gửi cho bạn cập nhật pháp lý, bản tin, hoặc kiến thức khi bạn đã đồng ý hoặc khi pháp luật cho phép;

Cải thiện Trang Web và dịch vụ của chúng tôi thông qua phân tích và phản hồi; và

Tuân thủ lệnh tòa án, trát đòi hầu tòa, hoặc các yêu cầu pháp lý khác.

Chúng tôi sẽ không sử dụng thông tin cá nhân của bạn cho bất kỳ mục đích nào không phù hợp với lý do thông tin được thu thập mà không có sự đồng ý của bạn.

4. Tiết Lộ Thông Tin Cá Nhân

Chúng tôi có thể tiết lộ thông tin cá nhân của bạn cho:

Nhân viên và nhà thầu của chúng tôi — bao gồm luật sư, kế toán viên, trợ lý pháp lý, và nhân viên hỗ trợ cần thông tin để cung cấp dịch vụ của chúng tôi;

Bên thứ ba liên quan đến vấn đề của bạn — như luật sư tranh tụng (barristers), chuyên gia, tòa án, tòa hành chính, cơ quan chính phủ, hoặc các bên đối lập khi được yêu cầu;

Cơ quan quản lý và chuyên môn — bao gồm Law Institute of Victoria, ASIC, ATO, hoặc các cơ quan liên quan khác khi pháp luật yêu cầu;

Nhà cung cấp dịch vụ — như nhà cung cấp IT, nhà cung cấp lưu trữ đám mây, và đơn vị xử lý thanh toán hỗ trợ chúng tôi vận hành, trên cơ sở bảo mật; và

Các bên khác — khi pháp luật yêu cầu hoặc cho phép, hoặc khi có sự đồng ý rõ ràng của bạn.

Chúng tôi không bán, cho thuê, hoặc trao đổi thông tin cá nhân của bạn cho bên thứ ba vì mục đích marketing.

5. Tiết Lộ Thông Tin Ra Nước Ngoài

Chúng tôi chủ yếu lưu trữ và xử lý thông tin của bạn trong nước Úc. Một số nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba mà chúng tôi sử dụng cho lưu trữ đám mây, email, và quản lý nghiệp vụ có thể lưu trữ hoặc sao lưu dữ liệu trên máy chủ ở nước ngoài. Khi có thể, chúng tôi sẽ liệt kê các quốc gia liên quan dưới đây. Khi chúng tôi không thể xác định cụ thể một quốc gia vì hạ tầng của nhà cung cấp thay đổi hoặc không được tiết lộ cho chúng tôi, chúng tôi thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo nhà cung cấp đó có các cam kết về an ninh và bảo mật tương đương với Nguyên Tắc Bảo Mật của Úc, và chúng tôi sẽ cung cấp thêm chi tiết khi được yêu cầu.

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng của chúng tôi

Chúng tôi lưu giữ hồ sơ về các yêu cầu và mối quan hệ với khách hàng trong hệ thống quản lý quan hệ khách hàng của riêng chúng tôi. Hệ thống này được Railway Corp., một công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ, lưu trữ tại Singapore. Nhân viên của Railway có thể truy cập được hệ thống từ Hoa Kỳ hoặc các quốc gia khác để bảo trì và bảo đảm an ninh cho hệ thống. Các bản sao lưu có thể được lưu trữ tại những quốc gia khác nơi Railway hoạt động.

Chúng tôi sử dụng Resend, một nhà cung cấp tại Hoa Kỳ, để chuyển các yêu cầu từ trang web đến văn phòng của chúng tôi và để gửi thông báo nhắc việc nội bộ cho nhân viên của chúng tôi. Các yêu cầu gửi qua trang web, bao gồm cả lời nhắn mà bạn viết, đi qua hệ thống của Resend tại Hoa Kỳ.

Nếu bạn đồng ý nhận tin tức và thông tin cập nhật của chúng tôi, chúng tôi sử dụng Mailchimp, một nhà cung cấp tại Hoa Kỳ thuộc sở hữu của Intuit, để gửi các nội dung đó. Chúng tôi cung cấp cho Mailchimp tên, địa chỉ email và ngôn ngữ ưu tiên của bạn, cùng các thẻ phân loại chung theo mối quan tâm. Chúng tôi không cung cấp cho Mailchimp thông tin chi tiết về bất kỳ vụ việc pháp lý nào.

Trang web của chúng tôi do Railway Corp., một nhà cung cấp tại Hoa Kỳ, lưu trữ, và các lượt truy cập trang web đi qua Cloudflare, một nhà cung cấp tại Hoa Kỳ giúp trang web tải nhanh và bảo vệ trang web khỏi các cuộc tấn công. Cả hai nhà cung cấp này đều xử lý thông tin kỹ thuật như địa chỉ IP, loại trình duyệt và các trang bạn truy cập, đồng thời các thông tin bạn nhập vào biểu mẫu trên trang web của chúng tôi đi qua hệ thống của họ. Máy chủ của họ có thể được đặt tại Hoa Kỳ hoặc các quốc gia khác nơi họ hoạt động.

Chúng tôi lựa chọn các nhà cung cấp đồng ý bằng văn bản rằng họ chỉ xử lý thông tin theo chỉ thị của chúng tôi và bảo đảm an toàn cho thông tin. Khi các Nguyên Tắc Bảo Mật của Úc áp dụng, chúng tôi vẫn chịu trách nhiệm về cách các nhà cung cấp của chúng tôi xử lý thông tin của bạn.

Trước khi tiết lộ thông tin cá nhân cho một bên nhận ở nước ngoài, chúng tôi thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo bên nhận đó không vi phạm Nguyên Tắc Bảo Mật của Úc liên quan đến thông tin đó, ngoại trừ khi một ngoại lệ theo Privacy Act được áp dụng.

6. Bảo Mật Dữ Liệu

Chúng tôi coi trọng việc bảo mật thông tin cá nhân của bạn. Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ thông tin của bạn khỏi truy cập, tiết lộ, thay đổi, hoặc mất mát trái phép. Các biện pháp này bao gồm:

Lưu trữ hồ sơ an toàn và kiểm soát truy cập trong hệ thống quản lý nghiệp vụ của chúng tôi;

Mã hóa dữ liệu khi truyền tải, khi kỹ thuật cho phép;

Đào tạo nhân viên về nghĩa vụ bảo mật và giữ bí mật; và

Quy trình xác định và ứng phó với vi phạm dữ liệu theo chương trình Notifiable Data Breaches.

Nếu chúng tôi phát hiện một vi phạm dữ liệu có khả năng gây tổn hại nghiêm trọng, chúng tôi sẽ thông báo cho Văn Phòng Ủy Viên Thông Tin Úc (Office of the Australian Information Commissioner - OAIC) và những cá nhân bị ảnh hưởng theo yêu cầu của pháp luật.

7. Cookie và Phân Tích Trang Web

Trang Web của chúng tôi sử dụng cookie — các tệp văn bản nhỏ được lưu trên thiết bị của bạn — để cải thiện trải nghiệm duyệt web và giúp chúng tôi hiểu cách khách truy cập sử dụng trang. Cookie có thể thu thập thông tin như các trang đã xem, thời gian trên trang, và vị trí chung của bạn.

Bạn có thể tắt cookie thông qua cài đặt trình duyệt của mình; tuy nhiên, việc này có thể ảnh hưởng đến chức năng của một số phần trên Trang Web của chúng tôi. Chúng tôi không sử dụng cookie để nhận diện cá nhân bạn khi không có sự đồng ý.

Khi bạn truy cập Trang Web lần đầu, bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối cookie phân tích. Google Analytics không lưu cookie trên thiết bị của bạn trừ khi bạn chấp nhận, và bạn có thể thay đổi lựa chọn bất cứ lúc nào bằng mục Cài đặt cookie ở cuối mỗi trang.

Chúng tôi có thể sử dụng các công cụ phân tích như Google Analytics để đánh giá lưu lượng và cách sử dụng Trang Web. Các công cụ này thu thập thông tin như địa chỉ IP, thông tin thiết bị và trình duyệt, và hành vi duyệt web của bạn trên Trang Web của chúng tôi. Chúng tôi không sử dụng thông tin này để nhận diện cá nhân bạn, và Google Analytics áp dụng các cài đặt xử lý dữ liệu nhằm hạn chế khả năng nhận diện, nhưng chúng tôi không gọi đây là dữ liệu ẩn danh, vì dữ liệu cơ bản vẫn có thể được liên kết với một cá nhân bởi Google hoặc một bên khác, ngay cả khi chúng tôi tự mình không thể dễ dàng làm điều đó. Các công cụ này tuân theo chính sách bảo mật riêng của họ.

8. Lưu Giữ Thông Tin Cá Nhân

Chúng tôi lưu giữ thông tin cá nhân trong thời gian cần thiết để đáp ứng mục đích thu thập, hoặc theo yêu cầu của pháp luật hoặc nghĩa vụ chuyên môn của chúng tôi. Điều này thường bao gồm:

Lưu giữ hồ sơ và tài liệu khách hàng tối thiểu bảy năm sau khi kết thúc vấn đề, theo nghĩa vụ chuyên môn của chúng tôi;

Lưu giữ hồ sơ tài chính theo yêu cầu của quy định thuế và kế toán; và

Xóa hoặc ẩn danh hóa thông tin không còn cần thiết, khi an toàn và hợp pháp để làm vậy.

9. Truy Cập và Chỉnh Sửa

Bạn có quyền yêu cầu truy cập vào thông tin cá nhân mà chúng tôi lưu giữ về bạn, và yêu cầu chỉnh sửa nếu thông tin đó không chính xác, không đầy đủ, hoặc đã lỗi thời.

Để gửi yêu cầu, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới. Chúng tôi sẽ phản hồi trong một khoảng thời gian hợp lý và không tính phí, trừ khi yêu cầu phức tạp hoặc cần nhiều nguồn lực, trong trường hợp đó chúng tôi sẽ thông báo trước về bất kỳ khoản phí áp dụng nào.

Trong một số trường hợp, chúng tôi có thể không cung cấp quyền truy cập — ví dụ, khi việc này sẽ tiết lộ tư vấn pháp lý bí mật liên quan đến người khác, hoặc khi quyền truy cập bị hạn chế bởi pháp luật. Trong những trường hợp đó, chúng tôi sẽ giải thích lý do.

10. Thông Tin Liên Lạc Marketing

Chúng tôi chỉ gửi thông tin marketing, như bản tin và cập nhật pháp lý hoặc kế toán, khi bạn đã đưa ra sự đồng ý rõ ràng (ví dụ, bằng việc đăng ký qua Trang Web của chúng tôi) hoặc khi Spam Act 2003 (Cth) cho phép chúng tôi suy luận hợp lý sự đồng ý của bạn từ một mối quan hệ khách hàng hiện có đối với một danh mục cập nhật liên quan chặt chẽ. Một mối quan hệ hiện có với một bộ phận của PCA không, tự nó, cho phép marketing về các dịch vụ không liên quan hoặc từ bộ phận khác của PCA. Mỗi thông tin liên lạc sẽ bao gồm tùy chọn hủy đăng ký, và chúng tôi sẽ xử lý yêu cầu hủy đăng ký kịp thời và trong thời hạn pháp luật yêu cầu.

Chúng tôi không gửi tin nhắn thương mại điện tử không mong muốn vi phạm Spam Act 2003 (Cth).

11. Liên Kết Đến Trang Web Bên Thứ Ba

Trang Web của chúng tôi có thể chứa liên kết đến các trang web bên ngoài. Chúng tôi không chịu trách nhiệm về các hoạt động bảo mật hoặc nội dung của những trang đó. Chúng tôi khuyến khích bạn đọc chính sách bảo mật của bất kỳ trang web bên thứ ba nào bạn truy cập.

12. Thay Đổi Đối Với Chính Sách Bảo Mật Này

Chúng tôi có thể cập nhật Chính Sách Bảo Mật này theo thời gian để phản ánh những thay đổi trong hoạt động hoặc nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi. Phiên bản mới nhất sẽ luôn có sẵn trên Trang Web của chúng tôi. Chúng tôi khuyến khích bạn xem lại định kỳ.

Một cập nhật đối với Chính Sách này mô tả cách chúng tôi xử lý thông tin cá nhân nói chung trong tương lai. Điều này không, tự nó, cấu thành sự đồng ý của bạn cho một điều gì mới cần sự đồng ý, chẳng hạn một cách sử dụng mới đối với thông tin nhạy cảm hoặc một mục đích marketing mới. Khi một thay đổi cần sự đồng ý của bạn, chúng tôi sẽ yêu cầu sự đồng ý đó một cách riêng biệt.

13. Khiếu Nại

Nếu bạn cho rằng chúng tôi đã xử lý thông tin cá nhân của bạn theo cách không tuân thủ Nguyên Tắc Bảo Mật của Úc, chúng tôi khuyến khích bạn liên hệ với chúng tôi trước tiên để chúng tôi có thể giải quyết trực tiếp mối quan tâm của bạn.

Nếu bạn không hài lòng với phản hồi của chúng tôi, bạn có thể gửi khiếu nại đến Văn Phòng Ủy Viên Thông Tin Úc (OAIC):

Trang web: www.oaic.gov.au
Điện thoại: 1300 363 992
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001

14. Liên Hệ Chúng Tôi

Đối với bất kỳ yêu cầu liên quan đến bảo mật, yêu cầu truy cập, hoặc khiếu nại, vui lòng liên hệ với chúng tôi:

Phan Campbell & Associates
Level 1, Suite 12, 7-9 Leeds Street, Footscray VIC 3011
Điện thoại: (03) 8354 9541
Email: [email protected]